เหตุผลธุรกิจสำหรับ OCR: การสกัดข้อความช่วยประหยัดเวลาและเงิน
ต้นทุนที่ซ่อนอยู่ในการประมวลผลเอกสารด้วยมือ
ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เร่งรีบในปัจจุบัน ชั่วโมงและดอลลาร์มหาศาลจะถูกระบายออกไปอย่างเงียบ ๆ ผ่านการจัดการเอกสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ พนักงานทั่วไปใช้เวลาเฉลี่ย 1.8 ชั่วโมงต่อวันค้นหาข้อมูลในเอกสารและแฟ้ม สำหรับบริษัทขนาดกลางที่มีพนักงาน 100 คน ซึ่งแปลว่าเป็นเงินประมาณ 1.5 ล้านเหรียญต่อปีในการผลิตที่สูญเสียไป – ด้วยตัวเลขที่น่าตกใจที่ไม่ได้ปรากฎบนรายงานทางการเงิน
แม้การกำจัดกระดาษอย่างสมบูรณ์จะยังคงเป็นความท้าทายสำหรับหลายองค์กร แต่การปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างมากสามารถเกิดขึ้นได้ผ่านการนำเสนอของเทคโนโลยี Optical Character Recognition (OCR) ที่มีประสิทธิภาพ โดยการเปลี่ยนเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรและไฟล์ภาพเป็นข้อความที่ค้นหาและแก้ไขได้ อุตสาหกรรมธุรกิจกำลังค้นพบผลตอบแทนสำคัญจากการลงทุนใน OCR ขอเชิญพบประโยชน์ทางธุรกิจที่จับต้องได้ซึ่งส่งเสริมการนำมาใช้งานมากขึ้น
การประหยัดเวลาอย่างทำได้จริงผ่านระบบอัตโนมัติ
ประโยชน์ที่เห็นได้ชัดจากการใช้งานเทคโนโลยี OCR มาจากการตัดออกไปของการป้อนข้อมูลด้วยมือ แผนกการเงินที่ใช้ OCR ในการประมวลผลใบแจ้งหนี้รายงานว่ามีการลดเวลาในการประมวลผลลง 65-80% – เปลี่ยนภารกิจที่เคยใช้เวลา 15 นาทีเหลือเพียง 3 นาที ผลที่ได้รับจากการปรับปรุงนี้มีมากมายเมื่อขยายขนาด
นอกเหนือจากการป้อนข้อมูล ความสามารถในการค้นหาเอกสารที่เปลี่ยนเป็นข้อความได้รวดเร็วเปลี่ยนรูปแบบการค้นหาข้อมูล สำนักงานกฎหมายที่ใช้ OCR รายงานว่าพนักงานของพวกเขาประหยัดเวลาเฉลี่ย 6-8 ชั่วโมงต่อสัปดาห์โดยการลดการค้นหาเอกสารทางกายภาพ เมื่อคำนวณอัตราค่าบริการให้ลูกค้าแล้วผลกระทบทางการเงินนั้นจะเป็นจำนวนมากแม้จะเป็นธุรกิจขนาดเล็ก
การลดข้อผิดพลาดและการปรับปรุงคุณภาพ
การป้อนข้อมูลด้วยมือมักจะส่งผลให้เกิดอัตราการผิดพลาดระหว่าง 1-4%, แต่โซลูชั่น OCR สมัยใหม่สามารถแสดงอัตราความถูกต้องเกินกว่า 99% ภายใต้สภาพแวดล้อมที่เหมาะสม การปรับปรุงเหล่านี้ส่งผลโดยตรงต่อการดำเนินงาน - ผู้ให้บริการด้านสุขภาพที่ใช้ OCR สำหรับการลงทะเบียนผู้ป่วยรายงานว่ามีการลดการยกเลิกคำร้องที่เกิดจากความผิดพลาดของข้อมูลลง 67%
นอกเหนือจากการลดข้อผิดพลาด OCR ยังช่วยให้มีการควบคุมคุณภาพใหม่ที่แต่ก่อนไม่สามารถทำได้ด้วยกระบวนการทางกระดาษ บริษัทผู้ผลิตที่ใช้ OCR ในการเปลี่ยนข้อมูลการประกันคุณภาพให้เป็นดิจิทัลรายงานว่ามีการระบุปัญหา 23% รวดเร็วขึ้นผ่านการวิเคราะห์ข้อความอัตโนมัติและการตรวจสอบแนวโน้ม - ความสามารถที่ไม่สามารถทำได้ด้วยบันทึกทางกายภาพ
การลดต้นทุนโดยตรงผ่านการเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัล
ต้นทุนทางกายภาพที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารนอกเหนือจากค่าใช้จ่ายในการใช้กระดาษและการพิมพ์ พื้นที่เก็บรักษาเอกสารทางกายภาพเฉลี่ยอยู่ที่ 25-35 เหรียญต่อตารางฟุตต่อปี ขณะที่ค่าแรงงานในการจัดเรียงเอกสารและการบำรุงรักษาระบบแฟ้มมีค่าใช้จ่ายต่อเนื่องสูง บริษัทที่นำกลยุทธ์ OCR ที่ครอบคลุมรายงานว่าพื้นที่เก็บรักษาเอกสารทางกายภาพลดลง 60-80%
สำหรับการดำเนินงานที่ต้องติดต่อกับลูกค้า OCR ทำให้ประสิทธิภาพของศูนย์บริการลูกค้าดีขึ้น บริษัทบริการทางการเงินรายงานว่าอัตราการแก้ปัญหาทางโทรศัพท์ได้เร็วขึ้น 31% เมื่อเจ้าหน้าที่บริการลูกค้าสามารถค้นหาเอกสารที่เปลี่ยนเป็นข้อความได้ทันทีแทนที่จะวางลูกค้าลงโทรศัพท์ขณะที่ค้นหาไฟล์ทางกายภาพ
การเพิ่มความสามารถในการปฏิบัติตามและความปลอดภัย
ความต้องการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เพิ่มขึ้นต้องใช้การเข้าถึงข้อมูลและความสามารถในการรายงานอย่างรวดเร็วซึ่งระบบเอกสารแบบกระดาษไม่สามารถให้ได้ องค์กรสุขภาพที่ต้องปฏิบัติตามข้อบังคับการเข้าถึงเอกสารผู้ป่วยรายงานว่ามีการปฏิบัติตามคำร้องขอเอกสารได้เร็วขึ้น 74% หลังจากใช้งาน OCR - เปลี่ยนกระบวนการที่ใช้เวลาหลายวันให้เป็นการทำเสร็จในวันเดียว
ความกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยถูกจัดการผ่านการอนุญาตการเข้าถึงที่ละเอียดอ่อนที่ OCR ทำได้แต่เอกสารทางกายภาพไม่ทำได้ บริษัทประกันภัยรายงานว่าอุบัติการณ์การเปิดเผยข้อมูลที่อ่อนไหวลดลง 40% หลังจากใช้งานคลังข้อมูลที่ค้นหาได้กับสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาทและเส้นทางการตรวจสอบโดยละเอียด
การใช้งานในการปฏิบัติจริงเพื่อ ROI สูงสุด
การบรรลุถึงประโยชน์เหล่านี้ไม่ต้องการการลงทุนขนาดใหญ่ล่วงหน้า หลายองค์กรเริ่มต้นด้วยการใช้งานมุ่งเน้นที่เอกสารมาตรฐานที่มีปริมาณมากเช่นใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ หรือแบบฟอร์มมาตรฐาน วิธีการนี้ให้ผลตอบแทนจากการวัดได้อย่างรวดเร็วในขณะเดียวกันก็สร้างความมั่นใจขององค์กรในเทคโนโลยี
โซลูชันสมัยใหม่เช่น แพลตฟอร์มการเปลี่ยนภาพเป็นข้อความ เสนอโอกาสการเริ่มต้นที่ยืดหยุ่นสำหรับธุรกิจทุกขนาด เริ่มต้นด้วยเครื่องมือบนเว็บต้องการการตั้งค่าน้อยในขณะที่อนุญาตให้ทีมได้รับประโยชน์ทันที เมื่อความต้องการเพิ่มขึ้น การรวม API ช่วยให้สามารถฝัง OCR เข้ากับระบบธุรกิจและเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่
กรณีศึกษา: ผลกระทบ OCR ที่วัดได้
บริษัทบัญชีขนาดกลางได้ใช้งานเทคโนโลยี OCR สำหรับการประมวลผลเอกสารลูกค้าและได้รับผลลัพธ์ที่น่าทึ่งภายในไตรมาสแรก เวลาที่ใช้ในการประมวลผลเอกสารภาษีลดลง 62% เวลาตอบโต้ลูกค้าดีขึ้น 47% และพวกเขารายงานว่าความต้องการสตาฟเอกสารตามฤดูกาลในช่วงฤดูภาษีลดลง 28% การลงทุนกลับคืนได้เองภายใน 5.2 เดือนเมื่อพิจารณาจากการประหยัดแรงงานโดยตรง
เช่นเดียวกัน บริษัทผลิตได้รวม OCR เข้ากับระบบเอกสารคุณภาพของพวกเขา พวกเขาวัดการลดเวลาในการทำงานเกี่ยวกับเอกสารการประกันคุณภาพลง 34% การค้นหาข้อมูลคุณภาพยี่ห้อรวดเร็วขึ้น 57% และการลดการเบี่ยงเบนทางคุณภาพลง 23% ผ่านการเข้าถึงเอกสารกระบวนการที่ปรับปรุงแล้ว
ข้อได้เปรียบทางยุทธศาสตร์ในการใช้งาน OCR
ในขณะที่ธุรกิจยังคงมุ่งเน้นการเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน เทคโนโลยี OCR โดดเด่นด้วยผลตอบแทนที่ชัดเจนและสิ่งกีดขวางในการนำไปใช้ที่น้อย ผลประโยชน์ทางแข่งขันขยายไปไกลกว่าการประหยัดต้นทุนไปยังประสบการณ์ลูกค้าที่ดีขึ้น เวลาตอบโต้อย่างรวดเร็ว และการตัดสินใจที่ดีขึ้นผ่านการเข้าถึงข้อมูลที่ดีกว่า
ไม่ว่าคุณจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการปรับปรุงการจัดการเอกสารพื้นฐานหรือองค์กรที่มองหาเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัลอย่างครอบคลุม โซลูชัน OCR ที่ทันสมัยเช่น เครื่องมือการสกัดข้อความขั้นสูง เสนอจุดเริ่มต้นที่สามารถขยายได้พร้อมผลตอบแทนที่วัดได้ คำถามไม่ใช่ว่าธุรกิจสามารถที่จะใช้งานเทคโนโลยี OCR ได้หรือไม่ แต่คือพวกเขาสามารถที่จะไม่ใช้งานได้หรือไม่