เปลี่ยนบันทึกการประชุมให้เป็นคลังข้อมูลที่ค้นหาได้ด้วยการถอดเสียงเป็นข้อความ
วิกฤตการณ์ในการสรุปเอกสารการประชุม
ตัวเลขบอกเล่าเรื่องราวที่น่าตกใจ: ผู้เชี่ยวชาญโดยเฉลี่ยใช้เวลา 21.5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในที่ประชุม สร้างการสนทนาที่อาจมีค่าเกิน 400 ชั่วโมงต่อเดือนในทีม 20 คนทั่วไป แต่ข้อมูลที่ถูกพูดถึงนี้ - ซึ่งรวมถึงการตัดสินใจที่สำคัญ ความคิดที่ยอดเยี่ยม และบริบทสำคัญ - มักจะหายไปทันทีที่การโทรจบลง
แม้ว่าการบันทึกการประชุมได้กลายเป็นเรื่องปกติ ความจริงที่น่าเจ็บปวดคือบันทึกไม่ถูกย้อนกลับมาใช้บ่อยครั้ง หากไม่มีการถอดเสียง การค้นหาช่วงเวลาที่ต้องการต้องการการเลื่อนฟังเสียงหลายชั่วโมง - งานนี้ยากจนทำให้หลายคนเลือกที่จะสนทนาใหม่ดีกว่าการค้นหาบันทึกที่มีอยู่
จากเสียงที่ถูกลืมไปสู่ความรู้ขององค์กร
องค์กรที่ก้าวหน้าในปัจจุบันกำลังใช้ การถอดเสียงจากเสียงเป็นข้อความ เพื่อเปลี่ยนบันทึกการประชุมจากไฟล์ที่หยุดอยู่เข้าเป็นแหล่งความรู้ที่ค้นหาได้ การก้าวหน้าทางเทคโนโลยีนี้สร้างมูลค่าเพิ่มอย่างมากทำให้การสนทนาที่หมดอายุอยู่เหมือนเป็นทรัพย์สินทางปัญญาถาวร
บริษัทพัฒนาโปรแกรม Meridian รายงานว่าฟื้นฟูชั่วโมงวิศวกรรมประมาณ 32 ชั่วโมงต่อสัปดาห์หลังจากนำการถอดเสียงการประชุมในวงกว้างมาใช้ วิศวกรที่เคยต้องอธิบายใหม่หรือค้นหาบันทึกสามารถค้นหาบันทึกการสนทนาทางเทคนิคที่เฉพาะเจาะจงได้ทันทีซึ่งลดการสนทนาซ้ำๆ ได้อย่างมาก
เสริมพลังให้ทีมระดับโลกและกลุ่มที่ทำงานไม่พร้อมกัน
นอกจากการเพิ่มประสิทธิภาพทันทีแล้ว บันทึกการประชุมที่ค้นหาได้ยังสร้างสถานที่ทำงานที่รวมถึงมากขึ้นอีกด้วย สมาชิกในทีมที่อยู่ในโซนเวลาที่แตกต่างกันไม่ต้องเผชิญกับทางเลือกที่ต้องกระทบเวลาส่วนตัวเพื่อเข้าร่วมประชุมหรือพลาดบริบทสำคัญอีกต่อไป พวกเขาสามารถตรวจสอบการสนทนาที่ถอดเสียงไว้ในเวลาที่สะดวกโดยค้นหาหัวข้อที่เฉพาะเจาะจงแทนการชมบันทึกทั้งหมด
ความสามารถในการเข้าถึงนี้เป็นประโยชน์ต่อผู้พูดภาษาที่ไม่ใช่ภาษาแม่ ซึ่งรายงานว่าเข้าใจและมีส่วนร่วมมากขึ้นเมื่อสามารถตรวจสอบบันทึกการถอดเสียงพร้อมกับเสียงได้ บริษัทเทคโนโลยีด้านสุขภาพ Vitalix พบว่าการมีส่วนร่วมจากสมาชิกทีมต่างชาติเพิ่มขึ้น 47% หลังจากนำบันทึกที่ค้นหาได้มาใช้ โดยที่สมาชิกทีมที่เคยเงียบเริ่มมีส่วนร่วมอย่างมากขึ้น
การสร้างคลังบันทึกการประชุมที่ค้นหาได้
การสร้างบันทึกการประชุมที่มีค่าอย่างแท้จริงจำเป็นต้องใช้การดำเนินการที่คิดอย่างรอบคอบเกินกว่าการถอดเสียงพื้นฐาน องค์กรที่เห็นผลตอบแทนจากการลงทุนมากที่สุดจะปฏิบัติตามแนวทางที่เป็นระบบเพื่อเพิ่มคุณค่าในการค้นหาและการบูรณาการให้มากที่สุด
ขั้นแรก กำหนดแนวทางการติดแท็กที่สม่ำเสมอตลอดบันทึกการประชุม ข้อมูลเมตาเบื้องต้น เช่น วันที่ ผู้เข้าร่วม และรหัสโครงการสร้างพื้นฐาน ในขณะที่แท็กหัวข้อช่วยให้การวิจัยข้ามการประชุมในเรื่องเฉพาะเป็นไปได้ ตัวระบุทั่วไปเหล่านี้เปลี่ยนบันทึกที่กระจัดกระจายให้เป็นฐานข้อมูลความรู้ที่มีโครงสร้าง
ขั้นที่สอง รวมการถอดเสียงกับระบบจัดการความรู้ที่มีอยู่ของคุณ องค์กรเช่น Fortress Financial เชื่อมโยงบันทึกการประชุมโดยตรงกับเอกสารโครงการที่เกี่ยวข้อง สร้างความสัมพันธ์ตามบริบทระหว่างการสนทนาจริงและเอกสารอย่างเป็นทางการ
ขั้นที่สาม ใช้การเน้นอัตโนมัติของรายการการดำเนินการและการตัดสินใจในบันทึกการถอดเสียง แพลตฟอร์มการถอดเสียงสมัยใหม่สามารถระบุภาษาแห่งการตัดสินใจและสกัดความรับผิดชอบออกมาอัตโนมัติ ทำให้แน่ใจว่ารายละเอียดการดำเนินการจะไม่หายไปในคลังข้อมูล
การรักษาความรู้ขององค์กร
อาจประโยชน์ยิ่งใหญ่ที่สุดในระยะยาวของบันทึกการประชุมที่ค้นหาได้คือการรักษาความรู้ขององค์กรผ่านการเปลี่ยนบุคคล เมื่อสมาชิกทีมออกไปแล้ว การบริจาคและบริบทของพวกเขายังคงเข้าถึงได้แทนที่จะหายไปพร้อมกับพวกเขา
บริษัท Westlake Industries ในสาขาการผลิตเครดิตระบบคลังข้อมูลการประชุมของพวกเขาด้วยการลดระยะเวลาในการเปลี่ยนผ่านผู้นำใหม่ลง 60% แทนที่จะใช้เวลาเป็นเดือนในการต่อต่อประวัติทีมและบริบทการตัดสินใจ ผู้จัดการใหม่สามารถค้นหาบันทึกการสนทนาที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว ทำให้เกิดความเข้าใจเกี่ยวกับวิธีการและเหตุผลที่ผ่านมาขององค์กร
พิจารณาการดำเนินการที่ปฏิบัติได้จริง
องค์กรที่นำบันทึกการประชุมที่ค้นหาได้มาใช้งานควรกำหนดพิจารณาปฏิบัติที่ปฏิบัติได้จริงหลายประการแต่เริ่มต้น โปรโตคอลความเป็นส่วนตัวต้องได้รับการกำหนดไว้อย่างชัดเจน โดยที่การประชุมที่มีความละเอียดอ่อนต้องถูกตั้งธงไว้และให้อำนาจในการอนุญาตที่ไม่ยุ่งยาก สมาชิกทีมต้องการคำแนะนำที่ง่ายในเรื่องที่ว่าไหนควรที่ถอดเสียง - โดยทั่วไปคือการประชุมที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ อธิบายเทคนิค หรือข้อกำหนดผู้ถือสิทธิ์
โครงสร้างพื้นฐานการจัดเก็บข้อมูลควรได้รับการพิจารณาสำหรับองค์กรที่นำการถอดเสียงอย่างครอบคลุมมาใช้ แม้ว่าฟายข้อความจะใช้พื้นที่น้อยเมื่อเทียบกับวิดีโอ การค้นหาได้ขึ้นอยู่กับสถาปัตยกรรมฐานข้อมูลที่เหมาะสมที่รักษาความสัมพันธ์ระหว่างบันทึก การถอดเสียง และเอกสารที่เกี่ยวข้อง
ผลสัมฤทธิ์แห่งความรู้
องค์กรที่คิดล่วงหน้าที่สุดในปัจจุบันมองว่าการถอดเสียงการประชุมไม่ใช่การจัดหาการบริหาร แต่เป็นกลยุทธ์การเพิ่มพูนความรู้ขั้นมูลฐาน ทุกการสนทนาที่ถอดเสียงแล้วจะกลายเป็นสินทรัพย์ที่สามารถใช้งานได้อย่างถาวรที่มีค่าเพิ่มขึ้นเมื่อเชื่อมต่อกับการสนทนาและเอกสารต่อไป
สำหรับองค์กรที่จมอยู่ในที่ประชุมขณะเดียวกันกลับดิ้นรนเพื่อรักษาการไหลข้อมูลให้คงที่ คลังข้อมูลการถอดเสียงที่ค้นหาได้เสนอวิธีการหายากที่จะเปลี่ยนศูนย์ต้นทุนเดิมเป็นความเสริมด้วยการแข่งขันที่มีอำนาจ - ทั้งนี้โดยไม่ต้องการเวลาเพิ่มเติมในการประชุมหรือความสามารถของทีม