Как да преобразувате сканирани документи в редактиращи текстови файлове за секунди
Бутилката в дигиталната трансформация
Всички сме се сблъсквали с този неприятен момент - трябва да редактирате информация в сканиран документ или PDF, но тя е заключена като изображение. Може би това е езикът на договора, който трябва да се актуализира, автобиография, която изисква преформатиране или изследователски материали, които искате да интегрирате в работата си. Какъвто и да е случаят, тази информация е ефективно заключена, което изисква трудоемко преписване, което губи ценно време.
Този бутлайн от хартия до дигитализация традиционно е един от най-значителните убийци на продуктивността в съвременните работни процеси. За щастие, напредъците в технологиите за оптично разпознаване на символи (OCR) са преобразували това, което някога беше дълъг, податлив на грешки процес в нещо, което може да се изпълни за считани секунди - често със зашеметяваща точност.
Как съвременното OCR променя играта
Днешната OCR технология не прилича на тромавите, пълни с грешки системи от миналия век. Съвременното OCR комбинира изкуствен интелект, модели за дълбоко обучение, обучени върху милиони примери за документи и сложни техники за предварително обработка на изображения, за да постигне степен на разпознаване над 99% при добри условия.
Най-усъвършенстваните системи сега идентифицират не само символи, но разбират структурата на документите - разпознавайки заглавия, списъци, таблици и мултиколонно оформление. Това структурно съзнание позволява преобразуването да запази форматирането, драстично намалявайки нуждата от почистване след обработка, което веднъж правеше резултатите от OCR фрустриращи за работа.
Подготовка на документи за мълниеносно преобразуване
Докато съвременното OCR може да върши чудеса дори с предизвикателни документи, няколко прости стъпки за подготовка могат да осигурят оптимални резултати. За физически документи, които се сканират, използвайте поне 300 DPI резолюция и осигурете правилно подравняване - повечето приложения за сканиране сега автоматично откриват и коригират проблеми с наклоненост, които преди заплашваха точността на OCR.
За съществуващи цифрови файлове, проверете дали изображенията имат достатъчна резолюция и контраст. Съвременните OCR системи включват възможности за подобряване на изображения, които могат драстично да подобрят резултатите от по-малко от перфектни оригинали, но започването с възможно най-ясното изображение винаги води до по-добри резултати.
Процесът на трите стъпки за преобразуване
Преобразуването на сканирани документи в редактиращ текст е опростено в процес, толкова лесен, че практически всеки може да го освоим веднага. Първо, получите вашето цифрово изображение - или чрез сканиране на физически документ или започвайки със съществуващ PDF файл, базиран на изображение, или снимка. След това качете този файл в избраното от вас OCR решение. Накрая, изберете желания формат за изход и започнете преобразуването.
С услуги, базирани на облак като нашия инструмент за преобразуване на снимка в текст, тежката изчислителна работа се извършва на отдалечени сървъри, позволявайки дори сложни многостранични документи да бъдат обработени за секунди, вместо минути, необходими за десктоп софтуер. Тази разлика във времето става особено значима при обработката на партиди документи.
Изборът на правилния формат за изход
Съвременните OCR решения предлагат множество формати за изход, всеки оптимизиран за различни случаи на употреба. Обикновеният текст (.txt) предоставя най-простия изход, но изхвърля повечето форматиране. Форматът за богат текст (.rtf) или Word (.docx) запазват основно форматиране, като същевременно улесняват редактирането в познати текстови редактори. За документи, ориентирани към данни, Excel (.xlsx) изход може автоматично да реконструира таблици и електронни таблици.
Може би най-полезно е, че изходът на за търсим PDF запазва точния визуален вид на оригиналния документ, като добавя невидим слой текст, който позволява търсене, подчертаване и избиране на текст. Тази опция предоставя най-доброто от двата свята - запазвайки оригиналния вид на документа, като същевременно отключва неговото съдържание за цифрово използване.
Отвъд основното преобразуване: Разширени функционалности
Водещите OCR решения сега предлагат възможности, надхвърлящи пресичането на текст. Автоматичното откриване на език идентифицира и правилно обработва съдържанието на няколко езика без нужда от ръчна намеса. Специализирани режими за разпознаване оптимизират резултатите за специфични видове документи като разписки, визитки или идентификационни документи.
Анализът на оформление също значително напредна, като съвременните системи точно запазват сложни елементи като мултиколонен текст, таблици със слети клетки, списъци с точки и вложени изображения с надписи. За потребители, които трябва да запазят точно форматиране, тези подобрения елиминират часове ръчно преформатиране, което беше необходимо след OCR преобразуване.
Спестяващи време реални приложения
Практическите приложения за бързо преобразуване на документи се простират в практически всяка област. Изследователите могат мигновено да дигитализират справочни материали за цитиране и анализ. Юридическите професионалисти могат да преобразуват документите от дела за достижимост на търсене и редактиране. Студентите могат да преобразуват страници от учебници в учебни бележки. Бизнес потребителите могат да дигитализират наследствени документи, извличат данни от формуляри или да направят сканирани договори изменяеми.
Здравните доставчици използват OCR за извличане на информация от застрахователни карти и документи за препращане. Отделите за счетоводство дигитализират разписки и фактури за обработка. Библиотеки и архиви преобразуват исторически документи за съхранение и достъпност. Общата нишка между всички тези приложения е драматичното спестяване на време и подобрената достъпност на информация.
OCR в движение: Мобилни решения
Удобството на преобразуване на документи е още повече подобрено от мощни мобилни OCR решения. Използвайки само камерата на смартфона си, вече можете да заснемате документи и да ги преобразувате в редактиращ текст без да се нуждаете от традиционен скенер. Тази способност превръща телефона ви в преносим център за обработка на документи, който се побира в джоба ви.
Най-добрите мобилни OCR приложения автоматично откриват ръбовете на документа, коригират изкривяване на перспектива, подобряват качеството на изображението и дори компенсират неравномерно осветление - всичко това преди да направят разпознаване на текст. Тези предварителни възможности правят възможно постигането на отлични резултати, дори когато заснемате документи в под-идеални среди.
Краят на преписването: Прегръщане на дигиталната трансформация
Дните на трудоемко преписване на съдържание от сканирани документи са твърдо зад нас. Съвременната OCR технология е еволюирала до точка, където преобразуването в редактиращ текст се случва за секунди, с нива на точност, които често елиминират нуждата от ръчна корекция. Тази способност фундаментално променя начина, по който взаимодействаме с хартиени документи и файлове, базирани на изображения.
Чрез инкорпориране на тези мощни инструменти за преобразуване във вашия работен процес, не само ще спестите безброй часове трудоемка работа, но и ще откриете нови възможности за търсене, анализ и препръскаване на информация, която иначе би останала зачената в статични изображения. Преобразуването от хартия в действително полезно дигитално съдържание никога не е било по-бързо или по-достъпно.